Privacyverklaring

1. Welke gegevens we verwerken

Aanvragers (organisatoren van het evenement)

• Evenementgegevens: soort evenement, datum, plaats of postcode (geen straat of huisnummer voor matching), aantal gasten, budget, wensen en antwoorden per dienst, en eventueel een eigen referentie of evenementnaam.
• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, eventueel bedrijfsnaam, adres en opmerkingen. Deze worden apart opgeslagen en pas gedeeld met een leverancier als de aanvraag aan die leverancier wordt vrijgegeven.
• Een persoonlijke, geheime toegangslink (token) waarmee je je aanvraag zonder account kunt bekijken, annuleren of corrigeren. Deel deze link niet.
• De status van je aanvraag, welke leveranciers je hebt gekozen, en een eventuele annuleringsreden of correctie.

Leveranciers

• Accountgegevens (e-mailadres, versleuteld wachtwoord), bedrijfsprofiel, logo, foto's en aanbod.
• Zakelijke en factuurgegevens: contactpersoon, e-mail, telefoon, factuurnaam en -adres, KvK- en btw-nummer.
• Matchinginstellingen, zoals standplaats en werkgebied, capaciteit, evenementsoorten en (niet-openbare) prijsgrenzen.
• Een opgegeven link naar een externe reviewbron (bijvoorbeeld Google of Trustpilot) en de door ons gecontroleerde score.

Vastlegging en beveiliging

• Matchmomentopnames: bij elke doorgestuurde aanvraag leggen we onveranderlijk vast op basis van welke aanvraag- en aanbodgegevens de match tot stand kwam. Zo kunnen we vragen over een match achteraf eerlijk beoordelen.
• Financieel grootboek: voor leveranciers registreren we per lead de toegepaste prijsregel, kosten en eventuele crediteringen. Deze regels worden nooit gewijzigd; correcties worden als nieuwe regel toegevoegd.
• Wijzigingslogboek: wijzigingen in leveranciersprofielen, aanbod en prijzen worden met tijdstip en type gebruiker vastgelegd.
• Spambeveiliging: om misbruik te beperken tellen we verzoeken per tijdvak met een gehashte, tijdelijke bezoekerscode. We bewaren je IP-adres niet langdurig in leesbare vorm.

2. Waarvoor en op welke grondslag

• Je aanvraag matchen, doorsturen naar de leveranciers die je kiest en je over de voortgang mailen — uitvoering van onze dienstverlening aan jou (overeenkomst).
• Leveranciersaccounts, leadlevering, facturatie en crediteringen — uitvoering van de overeenkomst met de leverancier en wettelijke (fiscale) bewaarplichten.
• Matchmomentopnames, het grootboek, het wijzigingslogboek en spambeveiliging — ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbaar, controleerbaar en veilig platform.
• Modereren en goedkeuren van leveranciers en aanbod — gerechtvaardigd belang bij een betrouwbaar aanbod voor aanvragers.

We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen en verkopen ze niet.

3. Met wie we gegevens delen

• Leveranciers die je kiest: zij ontvangen je evenementgegevens en, op het moment van vrijgave, je contactgegevens. Zij zijn daarna zelf verantwoordelijk voor het gebruik ervan voor jouw aanvraag.
• Verwerkers die ons helpen het platform te draaien, op basis van verwerkersafspraken:
  • Lovable en de onderliggende cloudinfrastructuur — hosting en de webapplicatie;
  • Supabase — database, bestandsopslag en inloggen;
  • Resend — verzending van transactionele e-mails (bevestigingen, statusupdates);
  • Hostinger — domeinnaam en onze gewone mailbox (hallo@eventmatcher.nl);
  • PDOK (Nederlandse overheid) — het opzoeken van plaatsen en postcodes; we sturen alleen je zoekterm.
• Bij het laden van de website worden lettertypen opgehaald bij Google Fonts; daarbij ziet Google je IP-adres.

Sommige van deze partijen kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dat gebeurt dan op basis van passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

4. Cookies en lokale opslag

We gebruiken geen tracking- of marketingcookies en geen advertentie- of analysetools. Je browser bewaart alleen functionele gegevens: je inlogsessie (voor leveranciers), je voortgang in het aanvraagformulier en je selectie van leveranciers. Daarvoor is geen toestemming nodig.

5. Bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Financiële en factuurgegevens bewaren we zolang de wet dat voorschrijft. Matchmomentopnames en het grootboek bewaren we zolang ze nodig zijn om leads, facturen en geschillen te kunnen verantwoorden. Spamtellers worden automatisch opgeruimd.

6. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegangsrechten per gebruiker, afgeschermde opslag van contactgegevens en foto's, en onveranderlijke vastlegging van financiële en matchgegevens.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Mail hallo@eventmatcher.nl. We reageren binnen een maand. Soms mogen of moeten we gegevens bewaren, bijvoorbeeld vanwege fiscale bewaarplicht; dat leggen we dan uit.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen als onze dienst verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.